Inventaario ja Varastolaskenta

EskoWebin Inventaario-osio takaa yrityksen varastonhallinnan ja kirjanpidon luotettavuuden. Inventoinnissa verrataan järjestelmän laskennallista saldoa (kirjanpidollinen saldo) fyysiseen laskettuun määrään, minkä jälkeen varastosaldot päivitetään ja muodostetaan automaattiset eroraportit.

1. Yleisesti inventointiprosessista

Inventointi suoritetaan EskoWebissä kolmessa selkeässä vaiheessa:

flowchart LR
    A[1. Inventointilistan Luonti & Rajaus] --> B[2. Fyysinen Laskenta & Täyttö]
    B --> C[3. Tarkistus & Saldojen Päivittäminen]
    C --> D[4. Eroraportit & Historiatallennus]

2. Inventointilistan luominen (`Luo uusi inventointi`)

Uusi inventointilista perustetaan siirtymällä kohtaan Tuotteet & Varasto ➔ Inventointi ja napsauttamalla + Uusi inventointilista.

Rajauskriteerit ja hakuehdot

Voit rajata inventoitavat tuotteet tarkasti haluamallasi tavalla:

Inventointilistan Nimi: Anna kuvaava nimi (esim. Vuosinventaario 2026, Hylly A-osasto tai Öljyt ja suodattimet).
Tuotenumeroalue (Alku – Loppu): Voit rajata tuotteet tietylle tuotenumerovälille (esim. 1000 – 1999).
Hyllypaikka-alue (Alku – Loppu): Rajaa laskenta fyysisen varastosijainnin mukaan (esim. A-01 – B-20).
Tavarantoimittajat: Valitse yksi tai useampi tavarantoimittaja, joiden tuotteet otetaan mukaan laskentaan.
Tuoteryhmät: Valitse tietty tuoteryhmä (esim. Varaosat, Tarvikkeet, Renkaat).
Edellisen inventoinnin päivämäärä: Rajaa tuotteet, joita ei ole inventoitu tietyn päivämäärän jälkeen.

Kun kriteerit on asetettu, napsauta Hae tuotteet ja sen jälkeen Luo inventointilista.

3. Inventointilistan täyttäminen (Laskentavaihtoehdot)

EskoWeb tarjoaa neljä (4) eri tapaa täyttää laskettuja määriä fyysisessä inventoinnissa:

flowchart TD
    A[Täyttövaihtoehdot] --> B[A. Manuaalinen tietokonesyöttö]
    A --> C[B. Viivakoodinlukija / Piippaus]
    A --> D[C. Mobiilitila & Kameraskannaus]
    A --> E[D. Tiedostotuonti / Taulukko]

Vaihtoehto A: Manuaalinen tietokonesyöttö

Syötetään lasketut kappalemäärät suoraan taulukon Laskettu kpl -sarakkeeseen.
Monikriteerinen lajittelu: Voit järjestää taulukon napsauttamalla sarakkeen otsikkoa (esim. hyllypaikan, tuotenumero tai nimen mukaan).
Reaaliaikainen erotus: Järjestelmä laskee reaaliajassa erotuksen (Erotus = Laskettu - Nykyinen saldo) sekä arvonmuutoksen euroina.

Vaihtoehto B: Viivakoodinlukija / Piippaus (USB/Bluetooth)

Liitä ulkoinen viivakoodinlukija tietokoneeseen tai tablettiin.
Kun piippaat tuotteen viivakoodin tai EAN-koodin, järjestelmä kohdistaa tuotteen listalta ja lisää laskettua määrää automaattisesti +1 kpl.
Äänipalaute:
- 🔔 Onnistunut piippaus (Korkea ääni): Tuote löytyi ja määrä kasvoi.
- ⚠️ Virheääni (Matala kaksoisääni): Tuotetta ei löydy kyseiseltä inventointilistalta.

Vaihtoehto C: Mobiilitila & Kameraskannaus (Puhelin / Tabletti)

Napsauta yläpalkin Mobiilitila -painiketta.
Korttinäkymä: Mobiilitilassa tuotteet näytetään suurina kortteina hyllypaikka-järjestyksessä nopeaa selaamista ja kosketusnäyttötyöskentelyä varten.
Kameraviivakoodinlukija: Napsauta kamera-kuvaketta avataksesi laitteen oman kameran viivakoodinlukijan. Lue koodi suoraan pakkauksesta ilman erillistä lukijaa.

Vaihtoehto D: Taulukon / Tulosteen Paperilaskenta

Voit tulostaa tyhjän laskentalistan paperille napsauttamalla Tulosta laskentalista (PDF).
Laskennan jälkeen syötetään lasketut arvot järjestelmään kerralla.

4. Inventaarion päivittäminen ja vahvistaminen (`Päivitä varasto`)

Kun kaikkien tuotteiden lasketut määrät on syötetty ja tarkastettu, suoritetaan varastosaldojen virallinen päivitys.

Vaiheet varaston päivittämiseen:

Napsauta vihreää Päivitä varasto (Commit Inventory) -painiketta yläpalkissa.
Järjestelmä kysyy vahvistuksen ja näyttää yhteenvedon muuttuvista saldoista.
Vahvistuksen jälkeen tapahtuu seuraavaa:
- Varastosaldot päivitetään: Tuotteiden todelliset varastosaldot tietokannassa ylikirjoitetaan syötetyillä lasketuilla määrillä.
- Inventointipäivämäärä: Tuotteiden tiedoille päivittyy edellisen inventoinnin ajankohta.
- Status lukitaan: Inventointilistan tilaksi tulee Valmis (Completed), eikä sen tietoja voi enää jälkikäteen muuttaa auditointieheyden takaamiseksi.

5. Raportit ja Inventointihistoria

Inventoinnin vahvistamisen yhteydessä tai sen jälkeen voit tulostaa viralliset dokumentit:

📄 Eroraportti (Diff PDF):
- Näyttää vain ne tuotteet, joissa oli eroa kirjanpidollisen saldon ja lasketun saldon välillä.
- Sisältää erotuskappalemäärät sekä taloudellisen arvonmuutoksen (+ / - €).
📋 Käydyt tuotteet -raportti (Visited PDF):
- Yhteenveto kaikista inventointilistalla olleista ja käydyistä tuotteista.
📜 Inventointihistoria:
- Kaikki menneet inventoinnit tallentuvat arkistoon, josta voidaan tarkastella vanhoja laskentalistoja ja niiden suorittajia milloin tahansa.

[!TIP] Pro-vinkki: Ennen kuin napsautat Päivitä varasto, voit järjestää taulukon Erotus-sarakkeen mukaan (napsauttamalla sarakkeen otsikkoa) nähdäksesi suurimmat poikkeamat listan kärjessä ja tarkistaaksesi mahdolliset syöttövirheet!