Skip to content
EskoWeb Käyttöohjeet

Ostotilaukset & Tekoälyavusteinen tilaaminen

EskoWebin Ostotilaukset-moduuli mahdollistaa tavaratäydennysten tilaamisen toimittajilta, varastosaldojen automaattisen päivittämisen sekä ostolaskujen ja lähetteiden käsittelyn. Järjestelmä sisältää edistykselliset tekoälytoiminnot (OSTOTILAUKSET_TEKOALY), jotka osaavat analysoida varaston menekin ja luoda optimaalisen tilausehdotuksen sekä lukea ostolaskut sisään automaattisen kuvantunnistuksen (AI OCR) avulla.

📍 1. Ostotilausten päänäkymä & Tilat

Section titled “📍 1. Ostotilausten päänäkymä & Tilat”

Siirry valikkoon Toimittajat ➔ Ostotilaukset (/purchase-orders).

Näkymän yläreunasta näet reaaliaikaiset KPI-mittarit:

  • Yhteensä: Kaikkien ostotilausten kokonaismäärä.
  • Luonnokset: Valmisteilla olevat tilaukset, joita ei ole vielä vahvistettu tai lähetetty toimittajalle.
  • Tilattu: Toimittajalle lähetetyt tilaukset, jotka odottavat toimitusta.
  • Vastaanotettu: Varastoon kokonaan saapuneet ja kuitatut tilaukset.

Tilojen elinkaari:

Section titled “Tilojen elinkaari:”
  1. 📝 Luonnos (Draft): Tilausta luodaan ja muokataan. Ei vaikuta varastosaldoihin.
  2. 🚚 Tilattu (Ordered): Tilaus on toimitettu toimittajalle. Tilatut tuotteet näkyvät tuotekortilla “Tulossa varastoon” -määränä.
  3. 📦 Osittain toimitettu (Partial): Toimittaja on toimittanut osan tilauserästä.
  4. ✅ Vastaanotettu (Received): Kaikki tuotteet on vastaanotettu varastoon. Varastosaldot ja ostohinnat on päivitetty.
  5. ❌ Peruutettu (Cancelled): Tilaus on mitätöity.

🤖 2. Tekoälyavusteinen tilausehdotus (AI Order Proposal)

Section titled “🤖 2. Tekoälyavusteinen tilausehdotus (AI Order Proposal)”

EskoWeb osaa laskea automaattisen, täsmällisen tilausehdotuksen tavarantoimittajalle. Tekoäly varmistaa, että suosituimmat tuotteet eivät pääse loppumaan hyllystä, mutta varastoon ei myöskään tilata turhaa ylikapasiteettia.

Miten tekoälyn tilausehdotus toimii?

Section titled “Miten tekoälyn tilausehdotus toimii?”

Kun luot uuden ostotilauksen, tekoäly analysoi taustalla automaattisesti:

  1. 📊 Historiallisen myyntimenekin:
    • Viimeisen 30 ja 90 päivän toteutuneet myynnit ja keskimääräisen päivämenekin.
  2. 🚚 Toimittajan toimitusajan (Lead Time):
    • Jos toimittajalle on määritetty toimitusaika toimittajakortilla (esim. 2 arkipäivää tai 1 viikko), tekoäly laskee toimitusajan aikaisen kysynnän. Tuotteet tilataan riittävän ajoissa ennen varaston loppumista.
  3. 📉 Varastosaldot ja hälytysrajat:
    • Verrataan nykyistä hyllysaldoa tuotteen Hälytysrajaan (minimisaldo).
    • Huomioidaan myyntivaraukset (avoimet työmääräimet ja varaukset) sekä tulossa olevat erät muilta avoimilta ostotilauksilta.
  4. 📦 Tukkupakkauskoot ja minimitilauserät:
    • Ehdotettu tilausmäärä pyöristetään aina automaattisesti toimittajan tukkupakkauskoon (pack_size) ja minimitilauserän (order_batch) monikertoihin.

Tilausehdotuksen luominen vaihe vaiheelta:

Section titled “Tilausehdotuksen luominen vaihe vaiheelta:”
  1. Klikkaa ostotilausluettelon ylälaidasta sinistä + Uusi tilaus -painiketta.
  2. Valitse haluamasi Toimittaja.
    • Vinkki: Jos toimittajalle on asetettu toimitusaika, näet siitä ilmoituksen (esim. Toimitusaika: 2 arkipäivää (huomioidaan tilaustarpeessa)).
  3. Raksita kohta ✨ Laske tilausehdotus.
  4. Syötä tarvittaessa Tilaajan viite ja sisäiset muistiinpanot.
  5. Klikkaa Luo tilaus.
  6. Tekoäly analysoi menekin ja luo ostotilauksen, johon on automaattisesti lisätty kaikki täydennystä kaipaavat tuotteet oikeilla tilausmäärillä!
  7. Perustelut ja yhteenveto: Avaa tilaus — löydät tilauksen muistiinpanoista tekoälyn laatiman selitteen ja rivikohtaiset perustelut (esim. • Sytytystulppa NGK (20 kpl): Varastosaldo 3 kpl alittaa hälytysrajan 10 kpl. Menekki 1.5 kpl/pv, toimitusaika 2 pv).

📄 3. Ostolaskujen skannaus ja sisäänluku (AI OCR)

Section titled “📄 3. Ostolaskujen skannaus ja sisäänluku (AI OCR)”

Voit luoda ostotilauksen tai kirjata toimittajalta saapuneen laskun/lähetteen suoraan skannaamalla PDF-laskun tai laskukuvan:

  1. Klikkaa ostotilausluettelon yläpalkista painiketta 📄 Skannaa lasku (AI OCR).
  2. Lataa tiedosto:
    • Valitse toimittajan toimittama PDF-ostolasku tai ota kuva paperilaskusta / lähetteestä puhelimella/kameralla.
  3. Tekoälyn automaattinen tunnistus:
    • EskoWebin tekoäly lukee asiakirjasta:
      • Toimittajan nimen ja Y-tunnuksen / ALV-numeron.
      • Laskun numeron, viitenumeron ja laskun päivämäärän.
      • Tilausrivit: tuotenumerot (SKU/EAN), nimikkeet, saapuneet määrät, yksikköhinnat ja ALV-kannat.
  4. Tarkistus ja vahvistus:
    • Esikatseluikkuna näyttää tunnistetut rivit. Voit muokata rivejä tai yhdistää tuotteet olemassa oleviin varastonimikkeisiin.
    • Hyväksy tiedot: järjestelmä luo valmiin ostotilauksen automaattisesti ilman käsin näpyttelyä!

✏️ 4. Manuaalinen tuotteiden lisäys ja muokkaus

Section titled “✏️ 4. Manuaalinen tuotteiden lisäys ja muokkaus”

Voit lisätä ja muokata tilauksen rivejä vapaasti myös käsin:

  1. Avaa ostotilaus klikkaamalla sitä luettelossa.
  2. Kohdasta Lisää tuoterivi:
    • Hae tuotetta nimellä, tuotenumerolla tai viivakoodilla.
    • Syötä tilattava Määrä. Järjestelmä hakee automaattisesti tuotteen oletushankintahinnan ja ALV-prosentin.
    • Klikkaa + Lisää rivi.
  3. Voit muuttaa rivikohtaisia ostohintoja tai poistaa tarpeettomia rivejä ennen tilauksen lähetystä.

✉️ 5. Tilauksen lähetys toimittajalle (PDF ja Sähköposti)

Section titled “✉️ 5. Tilauksen lähetys toimittajalle (PDF ja Sähköposti)”

Kun ostotilauksen rivit ja määrät ovat valmiit:

  1. Klikkaa tilauksen yläpalkista Lähetä sähköposti:
    • EskoWeb esitäyttää toimittajan tilaussähköpostiosoitteen ja saatetekstin.
    • Tilauksen virallinen PDF-tilausvahvistus liitetään automaattisesti sähköpostiin.
  2. Klikkaa Lähetä.
  3. Voit myös tulostaa tai ladata tilauksen PDF-muodossa klikkaamalla Tulosta / PDF.
  4. Vaihda tilauksen tilaksi Tilattu (ordered).

📥 6. Tavaroiden vastaanotto varastoon & Keskihinnan laskenta

Section titled “📥 6. Tavaroiden vastaanotto varastoon & Keskihinnan laskenta”

Kun toimittaja toimittaa tilatut tuotteet varastollesi:

  1. Avaa ostotilaus.
  2. Voit kuitata saapuneet tuotteet kahdella tavalla:
    • Täysi vastaanotto: Jos kaikki tuotteet saapuivat kerralla, klikkaa Vastaanota kaikki.
    • Osatoimitus: Jos toimituksesta puuttui osa tuotteista, syötä rivikohtaisesti todellisuudessa saapunut määrä kenttään Vastaanotettu ja klikkaa Tallenna vastaanotto. Tilaus siirtyy tilaan Osittain toimitettu.
  3. Mitä varastossa tapahtuu vastaanotettaessa?
    • Tuotteiden fyysinen Varastosaldo kasvaa vastaanotetulla määrällä.
    • “Tulossa varastoon” -määrä poistuu.
    • Järjestelmä laskee tuotteelle automaattisesti uuden Painotetun keskihinnan (WAC, Weighted Average Cost), joka perustuu varastossa aiemmin olleeseen arvoon ja uuden saapuneen erän ostohintaan. Tämä takaa katelaskelmien ja varaston arvoraportin 100 % tarkkuuden!

💡 7. Usein Kysytyt Kysymykset (FAQ) & Parhaat käytännöt

Section titled “💡 7. Usein Kysytyt Kysymykset (FAQ) & Parhaat käytännöt”

Mitä teen, jos toimittajan laskuttama hinta poikkeaa sovitusta?

Voit päivittää toteutuneen ostohinnan suoraan ostotilauksen riville ennen vastaanoton kuittaamista. Tällöin varaston arvo ja painotettu keskihinta lasketaan juuri laskutetun todellisen hinnan mukaan.